団体旅行成功マニュアル

幹事となったからには、旅行を成功させたい！みんなに喜ばれたい！自分の株を上げたい！と考えられている幹事様も多いはずです。そんな幹事様へズバリ成功の秘訣をご案内します。

 

旅行会社選びは重要ではありません。一番大事なのは旅行会社の担当者選びです。
もしあなたにその決済権があるのであれば、旅行会社担当者と必ず1度は会ってみて信頼できる担当者か否か判断しましょう。
部長や課長でもないのにその場で「それは出来かねます」などの返事をする担当者は期待できません。
担当者を代えてもらうか、別の旅行会社へ寝返りましょう。もし、その担当者がお客様の事を考えているのであれば「社に持ち帰って出来るように検討します」というべきだと思います。
何もあなたが我慢・遠慮する必要はありません。あなたは旅行会社にとって大事なお客様なのですから。

当社の特徴

諦めない調整・タイムリーな対応をお約束いたします。

 

旅行幹事は大事な役割です。
しかしながら会社勤めの方は仕事、学生の方は勉強、主婦の方は家事に影響がある様ではいけません。
あなたの本業は後者のはずです。幹事だからといってあなたが全てやる必要もないかと思います。
旅行会社に全てやってもらってあなたはその確認をするだけで良いと思います。

当社の特徴

幹事様の手足となって調整させていただきます。

 

旅行会社は旅行のプロではあってもあなたの団体の特徴や内容は、あなた方より詳しくはないかと思います。
そこで頼りになるのが去年の幹事や幹事慣れしている方です。
失敗や成功も覚えていらっしゃるかと思いますので意見を聞いて良いところのみ吸収すれば良いかと思います。

当社の特徴

当社では、一度ご旅行をご依頼頂いた団体様の情報をシステム化し過去のデータから特徴などを基により良いご提案をさせて頂きます。

 

出きる限り全員の要望を叶えたい！と思うのは良いことです。
しかし、全員の意見を旅行に反映させることは難しいことだと思いますし、あまりにも意見を聞きすぎてしまうと頭の中がこんがらがって重要なポイントの欠落など思わぬミスをしがちです。
意見を聞いたらその中から良いものだけ反映させましょう。
あなたは旅行幹事です。それ位の決裁権を持たれているのも当然かと思います。

当社の特徴

旅行にはバランスや流れがありますので、お客様のご要望を反映しつつ、出来ない部分はより良い代案などで内容の濃いコースを企画させて頂きます。

 

やはり一番気になるのが当日の幹事としての役割です。
添乗員やバスガイドがいない場合はあなたがその役目の一旦を担うことになります。
成功のためにはやはり事前準備が大事です。
個人旅行と違って団体旅行の場合は参加者の突然の体調不良等で思わぬ事態も発生します。
事前に頭の中でシュミレーションし、疑問点を解決して置くだけで、当日の心の余裕も全く違います。

当社の特徴

当日の段取り等を記載した添乗員虎の巻を作成させて頂きます。

 

航空機やJR・船舶或いは貸切バスなどを利用した旅行などの場合は特に注意が必要なのがキャンセル料です。
特に要注意なのが航空機のキャンセル料です。
近年では国内・海外を問わず低料金の航空券やLCC(格安航空会社)の進出等で、航空券の規定も多種多様となりました。
一般的に言えることは料金が安い航空券ほどキャンセル規定や発券(最終参加者決定の意思表示をする事)時期が厳しいと言う事です。
どんなに低価格な旅行代金でも、あなたが幹事を務める団体に見合った規定の航空券でないと、参加者の減員で予想外のキャンセル料金が発生してしまい、取り返しのつかない金額となる場合もあります。
特に海外航空券に関しては、参加者の名前のスペルが1文字間違っているだけでも本人とみなされず、キャンセル料を支払って一から取り直しという一般常識では考えられない事項もあり得ます。
キャンセル料ほどもったいないものはありません。
旅行会社などに規定をきっちり確認し、慎重に内部調整を進めましょう。

当社の特徴

当社では、ご決定頂く前に詳細事項を見積に記載させていただくだけでなく、 口頭でも再確認を行い、お客様のご了承を頂く様に調整させていただいております。例年当社へご旅行のご継続を頂いている団体様に関しましては、当社から例年のキャンセル状況や旅行時期の他旅行者の動向などのデータを下に、どのパターンの航空券やJRが一番適しているかなどのアドバイスも積極的に行っております。

 

肝心のあなたが大事なチケットを忘れたり、体調が悪いまま旅行に参加する事は良くありません。折角の事前準備の努力が無駄にならない様に、旅行の数日前から余裕を持って持参物チェックや体調管理を心がけましょう。

当社の特徴

ポイントの日付けでの確認電話やメールなどで再確認を行います。

成功事例①　参加型宴会ゲーム

宴会中にカラオケを歌われることが良くありますが、食事やご歓談で殆ど皆さん聞いていないのが現状かと思います。そこで、御提案したいのが参加型宴会ゲームです。インターネットでも多数紹介されていますのでご参考にされると宜しいかもしれません。

当社の特徴

当社でもココで2つのゲームをご案内させていただきます。

●お絵かき伝言ゲーム
【必要備品】太字のペン・スケッチブック
【ポイント】全員飲んでいるのでなかなか上手な絵も描けないばかりか思考能力も遅くなっているので正解率はかなり低いです。伝言お絵描き中は他のチームの方も楽しめるので以外に盛り上がります。
①チーム分け（宴席の列を１チームとし４列あれば４チーム）
②回答チームを１チーム決めます
③回答チームの一番前の方に司会者が書いて欲しい動物や乗り物などを伝えます。
④司会者はそれをスケッチブックに記入して回答チーム以外の他チーム全員に見せます
⑤列一番前の方はそれを１０秒以内にスケッチブックに絵を描きます
⑥１０秒経った時点で司会者が２番目の方に絵を見せるようにアナウンスします
⑦２番目の方は同じく１０秒以内に絵を描き３番目の方に絵のみで伝えます
⑧最後から２番目のまで同じ事を続けます
⑨最後の方は絵を見てそれが何か大きな声で全員に発表します
⑩正解なら拍手喝采！不正解ならチーム全員青汁の罰ゲーム！
⑪更なる罰ゲームとしてどの絵が一番伝わりにくいか他チームに審査してもらいその絵を描いた方は画伯として一人で一発芸

●座布団椅子取り騎馬戦ゲーム
【必要備品】宴会場の座布団・ラジカセ等
【ポイント】体育会系グループの皆様はかなり楽しめます。
椅子取りゲームの座布団版に騎馬戦を組み合わせた体育会系で単純で面白いゲームです。
①チーム分け（赤白２チームに分かれて各チーム大将を決めます）
②司会者は音楽のスタート→ストップを繰り返します。
③単純に座布団を取れなかった方が脱落していくのですが、大将が座布団を取れなかったら負けです。
自軍大将に座布団を取らせる様に配慮しながら、大将を他チームから守る味方が少なくならない様に自分も座布団を確保する必要があるという結構頭を使う一面もあります。

 

成功事例②　パスポート・ビザ

海外旅行において幹事様が一番ご面倒なのが参加者のパスポートコピーの収集です。
ここでは見落としがちなパスポート収集の段取りをアドバイスさせて頂きます。

①受け取りは必ず本人

パスポートの申請は代理人(親族・旅行会社など)でもＯＫですが、受取は本人のみです。

②パスポートの有効期限に注意

渡航される国・地域のよって有効期限が異なります。
旅行出国帰国までは有効期限があっても、有効期限に満たないと渡航される国に入国できません。

③申請用紙は旅行会社に送ってもらおう

パスポート申請用紙はわざわざ取りに行かれなくても旅行会社に必要枚数分送ってもらいましょう。

④旅行当日はコピー不可、原本持参です。

旅行会社へ提出する際にはコピーなどでよい場合が大半ですが、さすがに旅行当日は原本を必ず持参下さい。原本でないと出入国できません。

⑤旅行会社からの条件を厳守しよう

「○月×日までに全員分のパスポートのコピーをご用意下さい」など必ずルールを厳守下さい。
国内旅行と違ってかなりシビアですので、「なんとかなるさ」では旅行に参加出来ない等現実になるのがパスポートの段取りです。

⑥ビザが必要な国・地域への渡航は最新の注意が必要です。

パスポートの申請よりも大変なのがビザ申請です。十分な期間をとって対応にあたりましょう。