団体旅行段取りマニュアル

立候補or持ち回りor上司命令orくじ引き!?
理由はともあれ幹事になったはいいけれども何から手をつければいいのか良くわからない幹事様やどうすれば良い旅行になるか教えて欲しい幹事様を旅行成功へ導く段取りをご案内させて頂きます。

<標準時期>国内4ヶ月/海外半年前

当社の特徴

全く白紙の場合は、当社無料相談。ある程度決定している場合は、当社無料見積をご活用下さい。

<標準時期>国内4ヶ月前/海外半年前

いくら旅行代理店と言えども、全く情報がなければポイントを得た見積書や企画書などの御提案も難しいでしょう。
日程・予算・参加予定人員・行先の4点は重要ポイントで、その他希望等を決めれる部分を決定しましょう。
但し「仕事都合で日程は直前でしか決まらない」「全員のアンケートで行先が決まるのでどこになるか見当が付かない」「町内会や同窓会なので参加人数が読めない」など、様々な悩みや諸事情はあるかと思いますが、あせる必要はありません。出きる事・決定出きる部分から進めていきましょう。

当社の特徴

決まっている情報だけでも無料見積を多数コース御提案させて頂きます

<標準時期>国内3ヶ月前/海外4ヶ月前

いよいよ見積依頼です。見積依頼は3社(最大でも5社)がBESTです。
1社は今まで利用していた旅行代理店やお気に入りの旅行代理店、2社目は大手旅行代理店、3社目は中小旅行代理店と偏らない感じだとそれぞれの特徴がつかめるかと思います。
3社では心配な方でも最大5社までが良いでしょう。
各旅行代理店から見積やコースが多数届き、各社からの営業電話やメールが毎日数回あると正直うんざりされると思います。

当社の特徴

当社は初回御提案から本気度100%の企画書を3〜5コース御提案させて頂きます。
より良い見積ご提案の為のご質問のお電話数分かメールをさせて頂きますが、企画書を御提案から御提案後も営業電話は一切致しません。

<標準時期>国内3ヶ月前/海外4ヶ月前

集まった企画書を元に、旅行幹事として今回の旅行の大筋を決定しましょう。
予算重視・内容重視などポイントを踏まえてじっくり考えて見ましょう。

<標準時期>国内2ヶ月前/海外3ヶ月前

決定の最重要ポイントは、料金や企画内容よりも、あなたと旅行代理店担当者とのフィーリングが最重要です。
ここに頼みたいと思う旅行代理店担当者へ電話してみましょう。
あなたに時間があれば旅行代理店の担当者に来訪してもらい話を聞くのも良いでしょう。これから出発までの間に担当者と電話やメールなどで打ち合わせの機会も多いはずです。
あなたが信頼できるパートナーとして適任の旅行代理店担当者ではないと、旅行前調整もうまくいきません。
そうでなければ他旅行代理店に頼めばいいのです。

当社の特徴

当社では、企画見積書提案→手配・相談→出発→御精算まで1団体様1名の専属トラベルアドバイザー制です。
これによってブレない対応と当社スタッフの責任感を生み出します。

<標準時期>国内2ヶ月前/海外3ヶ月前

ここから旅行出発までの調整が一番大事なプロセスです。
出発までのタイムスケジュール(いつまでに何をする・決める等の段取り表)を旅行代理店にもらい、気になる事はどんな小さな事でも遠慮せず旅行代理店へ連絡してみましょう。
出発までに疑問をクリアにしておくことがこそ旅行成功の最重要ポイントです。

当社の特徴

当社では、お客様の相談やご要望全てを可能に出来る様に努力させて頂きます。
結果的にはご要望にお答え出来ない事もありますが、宿・交通・食事処・観光地など全てに「なんとかお願いできませんか?」的な調整は必ずさせて頂きます。無理かな?と思われずまずはご相談下さい。
「タイムスケジュール」にて出発までの段取りも書面にてご案内させて頂いております。

<標準時期>国内1ヶ月/海外1ヶ月半前

全ての内容が決定しました。
後はキャンセル料などに注意しながら最終参加人員を確定しましょう。

当社の特徴

当社では、お客様との行き違いが無い様に「旅行確認書」にて打ち合わせや決定内容を書面にてやりとりさせて頂いております。

いよいよ出発です。
もうあなたの心中には疑問点も無く、晴れ晴れした気持ちで旅行幹事を全う出来るばずです。

当社の特徴

当社では、添乗員が同行しない場合に、ご希望の幹事様には「添乗員虎の巻」を進呈させていただいております。
ご出発後の各施設での対応など細かく幹事様がするべき事を記載させて頂いておりますので、これで安心です